Zurück im Büro – aber nur zur Hälfte der Zeit

Zwischen der ersten Corona-Welle und hoffentlich keiner zweiten haben die Unternehmen Ihre Mitarbeiter sukzessive aus dem Homeoffice zurückgeholt. Es gibt dafür viele Modelle – aber viele basieren darauf, dass die Teams in zwei Einheiten geteilt werden, die abwechselnd vor Ort im Büro sind oder im Homeoffice. Manche Unternehmen machen es tageweise abwechselnd oder 3 Tage die einen, 2 Tage die anderen und in der folgenden Woche andersherum und manche Unternehmen machen den Wechsel wochenweise. So sollen zu viele Menschen in den Büros, Kaffeeküchen und auf den Toiletten vermieden werden.

Für alle Wechsel-Betroffenen beginnt damit die Zeit des wirklich mobilen Arbeitens, das heißt, Sie haben nicht mehr nur einen Arbeitsplatz, sondern Sie müssen tage- oder wochenweise Ihren Arbeitsplatz wechseln. Um nun im Kopf und auf dem Schreibtisch aufgeräumt zu bleiben und immer alle wichtigen Sachen an dem Ort zu haben, wo Sie gerade arbeiten, bedarf es einiger Organisation und Struktur.

Hilfreiche Tipps zwischen Büro und Homeoffice

1. Tipp: Erstellen Sie eine ToDo-Liste – am besten digital

Eine Aufgabeliste zur erstellen und zu pflegen, ist ja schon im normalen Joballtag eine wichtige Organisationshilfe. Im Fall von dezentralem Arbeiten wird dies um so wichtiger, um sich zu strukturieren. Die Aufgabenliste sollte in diesem Fall alle anstehenden Aufgaben der nächsten 2-3 Wochen enthalten und möglichst schon in Prioritäten und nach Tagen eingeteilt sein. Zudem sollte die Liste das Finalisieren eines gesamten Projektes sowie die einzelnen Unteraufgaben enthalten, so dass Sie gefeit sind, den vierten vor dem dritten Schritt zu machen. Nun könnten Sie für jedes Projekt eine separate ToDo-Liste anlegen – das wird dann aber irgendwann schrecklich unübersichtlich, wenn Sie daraus Ihre Tages-ToDos auf Papier zusammenstellen müssen.

Ich kann daher nur zu einer digitalen App raten, die Sie auf allen Geräten an jedem Arbeitsplatz dabeihaben. Hier können Sie die Projekte als Einzellisten und darunter die Einzelaufgaben anlegen – mit Fälligkeitsdatum und Erinnerungsfunktion. Daraus können Sie sich einfach „Mein Tag“ zusammenstellen. Diese Listen können Sie einzeln auch mit anderen teilen, was ich zum Beispiel mit meiner Assistentin tue. So behalten Sie ortsunabhängig den kompletten Überblick und werden automatisch an Ihre Aufgabe erinnert. Hier sind anerkannte, kostenlose Apps: ToDoist (unabhängig), ToDo (Microsoft), Things (Apple), Remember the Milk (einfach), Asana (schon mehr Projektmanagement).

Noch ein Argument für ToDo-Listen – egal, ob analog oder digital. Sie können erledigte Aufgaben abhaken. Sowohl auf Papier der sichtbare Haken als auch digital das laute Bing-Geräusch verschaffen uns ein gutes Gefühl und erhöhen die Motivation und Produktivität

2. Tipp: Nutzen Sie eine Aktentasche – groß, geräumig und immer dieselbe

Auch wenn Sie eine digitale ToDo-Liste pflegen, wird es genug Dinge geben, die Sie auf Papier notieren – Notizen zu Telefon- oder Online-Meeting-Gesprächen, Kommentare und Anmerkungen, die Sie in Ausdrucke gefüllt haben, etc.. Um auf diese Arbeitsstützen mobil nicht verzichten zu müssen, ist es nun wichtig, pro Projekt eine Klarsichthülle zu haben und alle wichtigen Dokumente dort zu sammeln.

Und wenn nun ein Ortswechsel ansteht, gehen Sie Ihre ToDo-Liste für den nächsten Tag durch und packen Ihre Aktentasche danach – alle Klarsichthüllen, die Aufgaben betreffen, kommen dort hinein. Ihr Lieblingsstift und sonstige kleine Hilfen, die Sie an IHREM Arbeitsplatz brauchen. Auch wenn ich viel digital dokumentiere, brauche ich noch meine schriftlichen Notizen und Marker, darum kann ich mit dieser Methode sofort meinen Arbeitsplatz an einem anderen Ort „einrichten“.

An alle Frauen unter uns: Wechseln Sie diese Tasche nicht wie Ihre Handtasche – die Gefahr ist zu groß, dass Sie dann etwas vergessen und etwas fehlt nach dem Umräumen. Lieber die Handtasche separat.

3. Tipp: Vergessen Sich nicht die andere Hälfte des Teams

Als wir nun alle im Homeoffice gesessen haben, haben wir auch alle einzeln an Videokonferenzen teilgenommen. Nun kommen wir zu einem Ungleichgewicht, dass sich vor allem Führungskräfte als auch Projektleiter bewusst machen müssen. Eine Hälfte sitzt zusammen im Büro und die anderen sitzen einzeln von Ihren Homeoffices in der Videokonferenz.

Es ist wichtig, dass sich alle im Team darüber bewusst sind, dass es zwei verschiedene Meeting-Dynamiken gibt, die es zu synchronisieren gilt. Wichtigste Elemente dabei:

Für alle die ein eigenes Zimmer als Büro in der Wohnung haben, ist die schnelle Funktionsfähigkeit des Arbeitsplatzes bei den Arbeitsphasen von zuhause kein Problem. Bei allen anderen hilft vielleicht ein einfacher Tipp, damit Sie in den Phasen, in denen Sie wieder im Büro Ihres Unternehmens arbeiten, nicht ständig zuhause Ihren Esstisch oder andere Tische noch fremdbesetzt halten müssen. Es empfiehlt sich, einen Karton oder eine Plastikstiege zu nehmen und alles was zum Arbeitsplatz im Homeoffice gehört, für die Woche oder die 3 Tage, die Sie wieder im Unternehmen arbeiten dort einzupacken.

  • Gerade die Teilnehmer hinter den Monitoren verstärkt einbinden und ansprechen
  • Sprechdisziplin für die im gemeinsamen Raum, alle Nebenkommentare und By-side-Sprüche sind in einer Videokonferenz nicht zu verstehen – also können die Teilnehmer nicht diese Kommentare nicht einbeziehen oder nicht mitlachen
  • Klare Abfragerunden machen bei wichtigen Absprachen (sie können vom Nicken im Raum nicht davon ausgehen, dass alle hinter den Monitoren auch nicken).

4. Tipp: Ihr funktionsfähiges Homeoffice – ab in die Kiste

Für alle die ein eigenes Zimmer als Büro in der Wohnung haben, ist die schnelle Funktionsfähigkeit des Arbeitsplatzes bei den Arbeitsphasen von zuhause kein Problem. Bei allen anderen hilft vielleicht ein einfacher Tipp, damit Sie in den Phasen, in denen Sie wieder im Büro Ihres Unternehmens arbeiten, nicht ständig zuhause Ihren Esstisch oder andere Tische noch fremdbesetzt halten müssen. Es empfiehlt sich, einen Karton oder eine Plastikstiege zu nehmen und alles was zum Arbeitsplatz im Homeoffice gehört, für die Woche oder die 3 Tage, die Sie wieder im Unternehmen arbeiten dort einzupacken.

So kommen Sie erstens nicht in Versuchung, sich abends zuhause nochmal hinzusetzen, sondern haben Ihren Feierabend, und haben zweitens alles an dem Morgen an einem Platz griffbereit, wenn es wieder im Homeoffice startet. Denn sonst könnte es passieren, dass Sie die richtigen Kabel suchen, die Stifte, die Kopfhörer für Videokonferenzen und vieles mehr. Diese Kiste ist für alle anderen in der Familie ein Tabu.

5. Tipp: Bleiben Sie bei einer ähnlichen Tagesstruktur – planen Sie Zeiträume

Nun kommen wieder viele Komponenten an den Bürotagen dazu: natürlich Ihr Weg zur Arbeit, das Team vor Ort, ungewohnte Regeln im Büro aufgrund von Corona, etc. Darum ist es nun umso wichtiger, bei einer effizienten Tagesstruktur zu bleiben.

Planen Sie bewusst Zeiträume

  • für Meetings,
  • für den Mailcheck,
  • für das Erledigen der Aufgaben Ihrer ToDo-Liste
  • für den nach so langer Zeit wirklich wichtigen sozialen Austausch untereinander,
  • für die Mittagspause
  • für Bewegung nach der Arbeit (denn auf einmal frisst der Arbeitsweg wieder mehr Zeit)

Denn nach der langen Zeit im Homeoffice können nun die Eindrücke im Büro zu einer großen Ablenkung werden und zur Einbuße von Effizienz und Produktivität werden. Deshalb versuchen Sie, sich eine ähnliche Struktur im Homeoffice wie im Büro zu erhalten.

Und ansonsten – entfesseln Sie Ihre Neugier! In allen Veränderungen gibt es jede Menge Chancen – wir müssen sie nur sehen.